Cultura en Internet: Cómo escribir un correo electrónico

Cómo escribir un correo electrónico

Escribir correos electrónicos hoy por hoy es un acto muy común. Incluso esto ha disminuido el envío de cartas por correo ordinario en el mundo. El correo electrónico – conocido también con el inglés “email” -, ha contribuido a aumentar la comunicación entre las personas. Pero ¿sabemos escribir un correo electrónico? Aunque parezca un poco extraño, existen normas concretas que nacen del sentido común, el buen uso del idioma y la etiqueta.

Imaginemos por un momento que tenemos que dirigirnos a una persona en una oficina, a un profesor o a alguien con el cual sea necesario guardar ciertas normas de buena educación. Incluso con nuestros amigos y en nuestra familia, se conservan ciertas normas de buena conducta. Si a una persona le habla el mejor amigo y esta persona no le pone atención, por más que sean amigos es posible que se tenga una discusión. De la misma manera cuando escribimos un correo electrónico debemos tener en cuenta algunas normas de buena conducta. Aquí algunos puntos que hemos reunido desde varias fuentes del Internet.

Mensajes HTML

Los códigos HTML pertenecen a un lenguage de programación y por lo tanto no está bien enviar una carta a otra persona con estos. Tampoco debes abusar del uso de las herramientas HTML que te ofrece el correo electrónico como negrilla, itálica, subrayado, color, etc. Esos instrumentos se utilizan sólo en casos estrictamente necesarios y con un fin determinado, por ejemplo, subrayar una idea que quieres que quede bien clara. Pero una carta electrónica escrita sin nada de eso es preferible.

Archivos adjuntos

Los archivos adjuntos son documentos, imágenes, gráficos y cosas similares que se agregan a la carta de manera que el remitente tiene que abrilo haciendo clic en un enlace. Abrir un archivo adjunto puede ser molesto y quitar mucho tiempo, porque requiere por lo general que se baje del Internet y si la conexión es lenta, puede hacer perder la paciencia del remitente. Si el texto del documento que quieres enviar lo puedes poner dentro de la misma carta, es mucho mejor. En cuanto a fotografías, el Internet en la actualidad tiene muchos servidores que facilitan que pongas allí tus fotos (Facebook, Picassa, Flicker, etc) y que otros tan sólo tengan que entrar allí para verlas o que puedes compartir desde esos servidores. Con todos esos servicios, enviar fotos por correo electrónico es ya perder el tiempo.

¿Cuándo debo adjuntar documentos?

1. Cuando se trata de un documento muy complejo como para escribirlo en el mismo cuerpo de la carta.
2. Cuando es un documento muy grande, de muchas páginas.
3. Cuando es un documento para un efecto legal con lo cual se requiere una copia tal como el original.

Microsoft desarrolló el pdf para que puedas enviar tus archivos de manera más liviana. En tu documento word puedes convertirlo en pdf y esto facilita el envío y además garantizas la protección de derechos de autor, etc. Recuerda que si vas a enviar documentos muy delicados por su contenido y que temes pueden ser alterados, en word existen herramientas de fácil uso para proteger tus documentos que después enviarás por correo.

Recuerda además que por correo electrónico no debes enviar tus trabajos creativos como obras literarias u otros materiales con restricciones legales porque podrían acarrear problemas. Lo mejor es enviar esos documentos por correo ordinario.

No confirmar – No responder

Cuando se envía un correo electrónico, no se pide al remitente que por favor confirme si lo recibió o no. Eso es parte de mala educación. Si recibes un correo que dice expresamente “no responder” por muchas razones, hay que obedecer esa indicación y no responder.

Los mensajes en cadena son parte de mala educación

Los mensajes en cadena son parte de mala educación. Si quieres compartir un mensaje con muchas personas al mismo tiempo, existen muchos sitios de Internet que se prestan para dicho acto como los grupos, foros, salas de Chat y muchos otros. Un correo electrónico es UN ACTO PRIVADO. Cuando recibes un mensaje en cadena, no debes reenviarlo a tu lista de contactos, porque si lo haces:

1. Estás violando el derecho a la intimidad de todos tus contactos al dar sin su permiso su correo electrónico.
2. Los mensajes en cadena son actos ilegales de ciertos individuos que colectan todas las direcciones para después VENDERLAS a los que envían publicidad no solicitada.
3. Cuando reenvías un mensaje que a la vez recibiste de otro, estás ENVIANDO INFORMACIÓN NO SOLICITADA y eso es ilegal en muchos estados del mundo.

El servicio de reenvío de mensajes fue creado sólo para grupos de trabajo en donde es necesario compartir una información. Si yo envío una carta a un compañero de trabajo que es del interés de la empresa, es posible que él la reenvíe por ejemplo a su secretaria o a otro compañero y en tal caso yo soy conciente de ello. Ese es un acto legal. El servicio de reenvío de correos electrónicos no fue creado para compartir mensajes humanos y sentimentales que se pueden poner en tu propio sitio Internet, blog, grupo o foro.

Cuando tengo que reenviar un mensaje a otro destinatario, debo borrar la dirección del que me envió el mensaje, a menos que necesite que ambos entren en contacto.

NUNCA damos la dirección del correo electrónico de nadie a otra persona sin su permiso. Eso viola la intimidad.

Cuando tengo que enviar un mensaje a dos destinatarios que no se conocen entre sí por alguna razón de trabajo, escribo la dirección del destinatario principal en el cajón PARA… y en CC la dirección del segundo destinatario. Cuando envío un mensaje a dos destinatarios, debo escribir que la carta fue enviada a dos destinatarios para que el lector sea conciente de que esa carta no es completamente privada.

Si por alguna razón es necesario enviar correos masivos a varias direcciones, debo poner todas las direcciones en CCO que significa Copia oculta, de esta manera cada uno no verá la dirección de los demás, de lo contrario, estaría violendo el derecho a la intimidad al compartir el correo electrónico de mis contactos con otros sin sus debidos permisos.

Enviar mensajes en cadena activa las alarmas de virus. Si envías mensajes en cadena desde tu cuenta, esta empezará a entrar dentro de los sistemas internacionales como generadora de virus y Spam y es posible que muchos te bloqueen.

La publicidad por correo electrónico está prohibida a menos que sea una publicidad solicitada. No envíes publicidad a personas que no te la pidieron.

Buenas costumbres: estructura de un correo virtual

La estructura de un buen correo virtual es el mismo que de una carta ordinaria:

1. Saludar: un saludo breve y cordial que depende mucho de tu relación con el destinatario. Los saludos formales para personas de mucho respeto o que no conoces son los siguientes:

Señor Fulanito de Tal
Fundación Cultura Internet
Bogotá, Colombia

Apreciado señor,

2. Una carta informal a una persona que conoces poco o de mucho respeto debe ser breve. Sin embargo, una carta virtual debe ser breve en general, aún para tus amigos. Escribir cartas de muchas páginas no es correcto. En Internet el tiempo es oro. Pero no exageres: una carta demasiado breve también es contraproducente.

3. La ortografía es una señal de buena educación.

4. Despedirse de manera correcta. Los correos virtuales tienen además el servicio de crear tu firma, de manera que no tienes que escribirla cada vez que escribas una nueva carta. Basta que edites la firma con tu nombre y una breve información para cualquier contacto si crees que es necesario.

5. Toda carta virtual debe tener un ASUNTO o TÍTULO que dé una idea general de la carta. Cuando el destinatario la recibe, debe saber inmediatamente de qué se trata.

No solicites información sin antes estar seguro que esa información no se encuentra facilmente. Nadie está en la obligación de responderte.

Ortografía

Con el desarrollo del lenguage del Chat, se cree en muchas ocasiones que una carta virtual debe ser escrita como si fuera un Chat. Incluso en inglés se desarrolló todo un lenguage codificado para hablar por Chat. En castellano eso todavía no está claro, aunque hay personas que cambian por ejemplo la QU por K y cosas por el estilo. Eso no es válido en la redacción de una carta virtual.

1. NO SE UTILIZA ESCRIBIR TODO EN MAYÚSCULA EN INTERNET. En Internet escribir en MAYÚSCULAS es entendido como GRITAR. Quien escribe en mayúsculas es entonces como una persona que está gritando todo el tiempo. Se utiliza la MAYÚSCULA SOSTENIDA en casos muy excepcionales COMO ESTE EN EL QUE ESTAMOS EXPLICANDO LAS RAZONES POR LAS CUALES NO SE DEBE ESCRIBIR EN MAYÚSCULAS…
2. Si quieres dar énfasis a una palabra, es mejor utilizar *estrellas así* o puedes utilizar _guiones bajos_ o –> esta flecha. Si usas “comillas” se da un sentido derogativo o de doble sentido.
3. Los smileys, aquellas caritas que están siempre en la parte de arriba, son muy significativas dentro de los Chat, pero no en las cartas virtuales. Si no los usas, mejor.
4. En las cartas no se alteran o se abrevian las palabras como en un Chat, por ejemplo: “kiero decirte ke me gustas mucho”.
5. Si te comunicas por correo virtual con personas de otras naciones hispanas y ellos utilizan términos que no son familiares, no hagas mención de ello. Si entendiste, no se los digas y no quieras “corregir” lo que es correcto en tu región pero no en otra. Sólo pregunta si el término es lo bastante complejo como para entenderlo. Si en cambio eres víctima de una “corrección regional”, manifiesta de manera amable que en tu región se utiliza dicho modismo o localismo. Pero en general trata de utilizar un castellano internacional.

Responder

1. La gente educada responde siempre a las cartas virtuales que recibe. Incluso si son de tus amigos y parientes, es bueno enviarles un mensaje que indique que recibiste el mensaje.
2. No se utiliza lenguage obseno en el Internet, recuerda que los niños pueden tener acceso a tus mensajes.
3. No envíes archivos que no te solicitaron.
4. Si tienes que enviar archivos, informa a tu destinatario cuán grande es.

Otros

1. No cambies tu correo electrónico con frecuencia. Las personas que conservan un correo electrónico por años tienen mayores facilidades de mantener contactos y de ser localizados. Cambiar de correo electrónico es como cambiar de casa o de número de teléfono. Se cambia solo en casos muy especiales.
2. Crea un correo electrónico para navegar por el Internet. No utilices tu correo personal para inscribirte en grupos, foros, promociones y todas esas cosas que llenaran tu correo de Spam. Es mejor tener dos correos en ese caso.

Fuente: http://is.gd/gFPYj por Albeiro Rodas